A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe consigo uma série de exigências e diretrizes para empresas que lidam com dados pessoais, visando garantir a segurança e privacidade das informações dos cidadãos. Para que as organizações estejam em conformidade com essa legislação, é essencial a elaboração e implementação de diversos documentos que orientam e regulamentam as práticas internas e externas relacionadas ao tratamento de dados. Abaixo, destacamos os dez documentos fundamentais para a adequação à LGPD:
1. Plano para gestão de incidentes:
Este documento descreve os procedimentos a serem adotados para gerenciar incidentes de segurança da informação, incluindo a comunicação interna e externa, tanto para as autoridades competentes quanto para os titulares dos dados afetados.
2. Data Mapping:
Refere-se ao mapeamento dos dados pessoais armazenados e processados pela organização, identificando sua origem, fluxo, finalidade e medidas de segurança adotadas.
3. Cronograma de gestão:
Um cronograma detalhado que acompanha as ações de adequação à LGPD, estabelecendo prazos e responsabilidades para a execução e implementação das medidas necessárias.
4. Plano de ação com gerenciamento de riscos:
Este documento define as estratégias e medidas a serem adotadas para gerenciar os riscos relacionados ao tratamento de dados pessoais, visando mitigar possíveis ameaças à segurança e privacidade das informações.
5. Política de segurança da informação:
Estabelece as diretrizes e medidas de segurança a serem seguidas pela organização no que diz respeito ao armazenamento, transmissão e proteção dos dados pessoais, abordando aspectos como backup, armazenamento físico e virtual, criptografia, entre outros.
6. Política de privacidade interna:
Documento destinado a educar e orientar os colaboradores da empresa quanto às práticas e procedimentos relacionados à proteção de dados pessoais no ambiente de trabalho.
7. Política de privacidade externa:
Define as práticas de coleta, uso e compartilhamento de dados pessoais dos clientes e usuários externos, informando de forma clara e transparente como essas informações serão tratadas pela organização.
8. Plano de comunicação e treinamentos:
Registra as ações de comunicação e treinamentos realizados com os colaboradores, visando conscientizá-los sobre a importância da proteção de dados e as práticas a serem adotadas no ambiente de trabalho.
9. Termo de compromisso com a segurança:
Documento enviado aos operadores e parceiros da empresa, estabelecendo as responsabilidades, deveres e obrigações relacionadas à segurança e proteção dos dados pessoais compartilhados ou processados em nome da organização.
10. Relatório de Impacto à Proteção de Dados (RIPD):
Documento que identifica e avalia os impactos das atividades de tratamento de dados de alto risco sobre a privacidade dos titulares, bem como as medidas de mitigação adotadas para garantir a conformidade com a LGPD.
A elaboração e implementação desses documentos são passos essenciais para que as empresas estejam em conformidade com a LGPD, garantindo a proteção e privacidade dos dados pessoais de seus clientes, colaboradores e parceiros de negócio. Além disso, demonstram o compromisso da organização com a segurança da informação e o respeito à legislação vigente.